Contexte
1er atelier de travail : insatisfaction client
La collaboration avec notre client a démarré par un premier atelier de travail. Celui-ci nous a fait part de sa situation actuelle et notamment de son insatisfaction par rapport à son expert-comptable :
- Manque d’expertise et d’expérience de l’équipe
- Erreurs récurrentes
- Manque d’implication de la direction
Cette start-up dispose de plusieurs filiales en France et à l’international individuellement détenues par des fonds d’investissement. Le business model basé sur le financement, la maintenance et la cession d’actifs peut s’avérer complexe pour des collaborateurs non initiés.
Cet atelier de travail nous a permis de recenser les besoins de notre client :
- Sécurisation de la gestion comptable
- Digitalisation des processus
- Mise en place de tableaux de bord automatisés
Ce premier point a également été l’occasion de présenter succinctement Altermès avec un focus sur les solutions d’analyse de données et sur notre offre d’externalisation de la gestion comptable.
2eme atelier de travail : reprise de la comptabilité à CT et Analyse de données à MT
Intéressé par notre offre combinant l’expertise comptable d’une part et le conseil en innovation technologique d’autre part, notre client a néanmoins souhaité prioriser les sujets :
- Reprise de la gestion comptable au 1er janvier 2022 et amélioration des processus financiers
- Digitalisation, automatisation et mise en place d’outils d’analyse de données
Nous avons ainsi présenter une offre de reprise de la gestion comptable et financière incluant plusieurs options activables incluant :
- Tenue comptable
- Révision comptable
- Fiscalité
- Paie
- Relation CAC
- Paiement fournisseurs
- Gestion analytique
Notre offre a finalement été retenue après mise en concurrence avec celles d’autres cabinets.
Reprise de la gestion comptable
Comptabilité générale
La reprise de la gestion comptable anciennement gérée par un autre cabinet se fait en suivant un code déontologique lié à la profession d’expert-comptable. Nous devons ainsi nous assurer de l’absence d’arriérés de paiement et travailler en bonne intelligence avec notre confrère pour la reprise du dossier.
La comptabilité 2021 a été reprise dans Cegid LOOP à partir de l’importation du FEC. Nous avons ensuite démarré la gestion comptable dans LOOP à partir du 1er janvier 2022.
Comptabilité analytique
Notre client souhaitait mettre en place une comptabilité analytique afin d’analyser les performances individuelles des projets directement depuis LOOP. Cela évite un travail de contrôle de gestion long et fastidieux afin d’affecter les charges et produits à chaque projet.
Nous avons ainsi travaillé avec notre client sur la définition de l’axe analytique retenu et des charges et produits à catégoriser. Nous avons pris la décision de ne démarrer qu’avec un seul axe analytique afin d’éviter les erreurs d’imputation qui rendrait inefficace la comptabilité analytique.
Ce travail a également amené à des demandes de modifications de factures auprès des fournisseurs afin de faire apparaitre les codes projet. En ce sens, notre client a également modifié ses factures de vente.
Une note de synthèse a été produite et communiquée aux parties prenantes afin de bien cadrer le sujet.
Gestion de la paie
La gestion de la paie est l’enjeu le plus critique d’un projet de reprise de la comptabilité d’un nouveau client. Aucune erreur, aucun retard n’est en effet permis quand l’on touche à la rémunération des salariés. Nous nous appliquons ainsi un haut niveau d’exigence afin d’assurer une transition en douceur à nos clients.
Afin d’offrir à nos clients un service à haute valeur ajoutée et de pouvoir engager notre responsabilité, Altermès a noué un partenariat avec le cabinet LexiPaie pour la gestion de la paie. Nous faisons ainsi bénéficier nos clients d’un pôle social expert dans son domaine et garantissons ainsi une prestation qualitative et sécurisée.
Notre intervention porte ainsi sur :
Paiement fournisseurs
Notre confrère gérait antérieurement les paiements fournisseurs de manière manuelle en réalisant les virements sur les plateformes bancaires.
Nous avons tout de suite proposé de digitaliser le processus de paiement fournisseurs en utilisant l’outil LIBEO. Cela permettait de :
- mettre en place un processus de paiement sécurisé,
- éviter les erreurs grâce à une double validation des factures,
- sécuriser le contrôle interne en définissant bien les tâches de chacun,
- gagner en productivité en planifiant les paiements fournisseurs.
La mise en place de LIBEO est détaillée dans un article spécifique !
Organisation de la mission
Pour la réalisation de la mission, nous avons proposé une équipe polyvalente :
- Rémy BRACHET, associé, expert-comptable pour la supervision de la mission
- Une comptable Altermès pour la gestion quotidienne
- Benoit Germond, techlead pour une expertise technique IT
- Pierre-Louis GUILLER, responsable du développement pour accompagner la transformation technologique
Accompagnement au changement
Préalablement à notre intervention, nous avons établi un planning prévisionnel de transfert afin d’assurer une transition sécurisée et en douceur
Satisfaction client
Nous travaillons quotidiennement avec les équipes de notre client pour structurer l’activité et fluidifier la gestion comptable et financière.
Bien que nous soyons encore en phase de structuration et de digitalisation des processus, notre client s’est montré satisfait de notre implication et des premiers résultats.
📞 Nos équipes sont disponibles pour réfléchir avec vous à l’amélioration de vos processus financiers et à la reprise de votre gestion comptable !
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