Contexte
Notre client a procédé courant 2021 à un changement d’ERP pour le traitement des Achats et Approvisionnements.
L’ancien ERP Oracle, utilisé pour l’ensemble des processus financiers a donc été abandonné pour une solution de marché jugée mieux répondre aux enjeux actuels et futurs de la direction.
Le travail de reprise de données et de transfert d’outil au niveau des équipes s’est étalé sur un semestre impliquant un risque de double comptabilisation des commandes voir même de doublon de paiement.
Face à ce potentiel risque de double paiement, la direction financière a souhaité réaliser des contrôles manuels mais le volume très important d’achat (> 1 Md€) et de commandes a rendu la réalisation de contrôles manuels caducs.
Par ailleurs, le service d’audit et de contrôle interne avait mis l’accent sur certaines déficiences du contrôle interne et souhaitait engager des contrôles complémentaires pour mieux couvrir les risques inhérents au processus Achats. Il avait déjà missionné Altermès pour travailler sur les contrôles automatiques à mettre en place.
Notre client nous a alors sollicité pour l’accompagner dans la recherche de doublons de paiements et la réalisation de contrôles par l’utilisation d’outils de solutions innovantes.
Notre proposition de valeur
Altermès a proposé d’analyser les données brutes issues d’Oracle à l’aide d’un outil de scrits développés par Altermès. Ces travaux permettront de relever des anomalies pouvant in-fine déboucher sur des doublons de paiement.
Déroulement de notre intervention
Nos équipes ont directement travaillé sur la base des fichiers Oracle. Une fois que les données ont été organisées par table, nous avons lancé des traitements et des analyses du type :
- Identification des doublons de saisie pour une même facture ou une même prestation
- Analyse des factures payées présentant notamment les caractéristiques suivantes :
- Factures relatives à une même prestation comptabilisées avec des numéros présentant des variantes (0 / espace / tiret / …)
- Doublons de saisie de factures comptabilisées pour une même prestation, ainsi que des montants et des dates identiques.
- Contrôle de factures payées intégrant la réception des commandes dans une entité différente de celle facturée.
- Revue des occurrences présentant les critères suivants :
- Ecarts de quantité entre les commandes et les réceptions déclarées dans Oracle, mais dont les prestations ont été facturées intégralement ;
- Absence de blocage du paiement suite au 3 way match
- Identification des erreurs de facturation relatives :
- aux commandes catalogues passées sous Oracle en les comparant au tarif en vigueur à la même période sur une sélection de fournisseurs définie par les achats ;
- au traitement des commandes sur devis pour lesquelles une modification de prix hors catalogue a été accordée.
Nos travaux ont été présentés au cours d’une réunion de restitution et les fichiers d’anomalies ont été transmis aux équipes comptables de notre client afin qu’ils puissent creuser les anomalies avec les opérationnels et les fournisseurs.
Résultats de nos travaux
Les scripts développés par Altermès ont permis d’analyser plus de 50 millions d’occurrences à partir des flux d’achats communiqués pour identifier les anomalies de paiement. Ces occurrences ont ensuite permis d’identifier des doublons de paiement à réclamer à ces fournisseurs.
Altermès dispose d’équipe IT et métier pour vous accompagner dans :
- la cartographie de vos processus et dans la compréhension des besoins métiers
- la mise en place d’une solution adaptée à vos besoins
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