L’automatisation des travaux manuels a entraîné la première révolution industrielle. Aujourd’hui, c’est au tour des tâches « administratives » de connaitre le même processus, avec des conséquences tout aussi importantes sur le fonctionnement de l’entreprise.
Entrepreneur et dirigeants le savent : le temps c’est de l’argent. Gagner du temps en automatisant des tâches à faible valeur ajoutée est donc un moyen efficace d’améliorer la rentabilité d’une entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Le principe n’a pas changé depuis la révolution industrielle : l’automatisation des tâches consiste à laisser la machine s’occuper des tâches répétitives.
De même que le robot et la perceuse ont remplacé l’opérateur et le tournevis sur la chaîne de montage, l’ordinateur et les algorithmes sont amenés à remplacer l’homme pour la réalisation de missions répétitives et à faible valeur ajoutée.
Quels processus automatiser ?
Toutes les tâches répétitives peuvent être automatisées, de la plus simple à la plus complexe. Il est judicieux de commencer à automatiser les processus métier à faible valeur ajoutée. Ce sont ceux qui, le plus souvent, consomment le plus de ressources et dont l’automatisation est la plus simple à mettre en place.
Saisie de données
Processus chronophage et rébarbatif par excellence, la saisie de données est souvent la première tâche que les entreprises choisissent d’automatiser.
Il existe de nombreuses manières d’implémenter une saisie automatique de données à l’intérieur d’une organisation, en fonction des besoins et des possibilités.
Le recours à un OCR (optical character recognition) permet de lire et retranscrire les données de n’importe quel document.
Gestion des commandes
La gestion des commandes est souvent assez consommatrice de main d’œuvre, prise de commande, intégration dans un fichier, émission du bon de commande, transmission au service concerné, envoi de la facture….
Un outil de gestion de la relation client (CRM, pour « Customer Relation Manager ») permet d’automatiser toutes les étapes, de la commande à la livraison jusqu’à la facturation. Ceci se traduit par une amélioration de la vitesse de traitement des flux et donc par une amélioration de la productivité.
On citera quelques CRM connus, pipedrive pour commencer ou encore hubspot ou salesforce pour les sociétés d’une certaine taille.
Communication interne et externe
L’importance d’une bonne communication n’est plus à démontrer, mais celle-ci peut parfois s’avérer répétitive. Relance client, mises à jour, confirmations, rappels, comptes rendus de réunion…
Tous ces mails dont on ne peut se passer demandent un effort conséquent. Leur rédaction et leur envoi ne requièrent aucune compétence particulière, mais demandent beaucoup de temps. Il s’agit donc d’un processus à automatiser en priorité pour gagner en productivité.
Avec des outils de type Power Automate, on peut très facilement générer des mails automatiques afin d’accuser réception d’une prise de commande ou pour envoyer une facture.
Gestion de projet
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet qui permettent d’automatiser les différents processus : création de tâche, diagrammes de Gantt, tableaux Kanban… Leur aide est précieuse pour gagner en fluidité et en réactivité, deux avantages majeurs pour se différencier de la concurrence.
Débarrassé de ces tâches, le responsable de projet peut se concentrer sur l’accompagnement des équipes et l’avancement du projet.
On citera notamment trello en logiciel gratuit ou encore Monday.
Les 5 avantages à l’automatisation de tâches
Parmi les nombreux bénéfices apportés par l’automatisation des processus, voici ceux qui ont le plus d’importance aux yeux des entrepreneurs.
Uniformisation des moyens de communication
Une bonne communication interne est essentielle au travail en équipe. La communication se fait généralement par mails, à travers des réunions, par des entrevues dans les couloirs, ou encore par des Post-its laissés sur l’écran… mais ceci risque de nuire fortement à l’organisation.
Un flux de travail automatisé à l’intérieur d’un système unique est le meilleur moyen de s’assurer que toute l’information est bien présente, et que tout le monde y a accès.
De plus, l’historique est accessible en permanence, ce qui limite la perte d’information en cas de départ d’un collaborateur et facilite l’intégration des nouveaux employés.
Transparence de l’information
L’automatisation des processus permet de définir avec exactitude chaque étape et de lui affecter un responsable. Ceci permet de bien définir le rôle de chaque personne dans le projet et d’éviter les conflits. Cela permet aussi d’analyser les goulots d’étranglement et d’améliorer les processus.
Diminution des possibilités d’erreur
L’humain peut se tromper, mais pas la machine. Un employé peut oublier de transmettre un document, mais pas l’ordinateur. Une personne a besoin d’un certain temps pour effectuer une tâche, tandis que l’informatique le fait de manière quasi instantanée.
L’automatisation des processus permet de gagner en fiabilité et en rapidité, ce qui permet de diminuer les pertes liées aux retards et aux erreurs.
Amélioration de la compétitivité
Non seulement l’automatisation permet de gagner du temps sur certaines tâches, mais elle permet aussi aux collaborateurs d’utiliser leurs compétences sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Débarrassé de ces procédures « peu intéressantes », le salarié est libre de se concentrer sur son cœur de métier. Plus disponible, moins fatigué et plus motivé, il obtient de meilleurs résultats sans avoir à fournir d’efforts supplémentaires.
Simplification de la gestion
Les outils d’automatisation de tâches sont appréciés des responsables de services, managers et dirigeants car ils permettent d’obtenir rapidement des informations précises. Ils permettent de voir aussi bien un point précis d’un processus, ou d’avoir une vision d’ensemble du fonctionnement de l’entreprise.
De plus, les données sont toujours à jour et disponibles de manière instantanée.
Quelques outils d’automatisation de tâches
Zapier
Zapier est une plateforme web qui permet l’automatisation de tâches entre différentes applications connectées. Son principe de fonctionnement est simple, basé sur des workflows (zap) et des éléments déclencheurs (trigger).
Zapier est connecté avec une multitude d’outils et d’applications du marché. Il permet ainsi d’établir des connections entre différents outils de marché.
La formule de base est gratuite, mais limitée. Les versions payantes offrent bien plus de fonctionnalités. Le prix varie de 20 à 200euros par mois, en fonction du nombre de workflows supportés.
Power Automate
Nous en avons parlé un peu plus haut, Power Automate c’est la solution proposée par Microsoft pour l’automatisation des tâches manuelles. Power Automate permet de créer des workflows, d’automatiser les tâches et processus, et de se connecter avec de nombreuses sources de données.
L’application fait partie de la suite Microsoft et s’intègre parfaitement avec Office 365, Dynamics 365, Dataverse et, évidemment, Power Apps.
PA peut aussi bien être utilisé par les auto entrepreneurs que par des grands groupes internationaux.
Phantom Buster
Phantombuster est un logiciel en Saas qui interagit à votre place sur internet. Extraction de données, actions programmées, workflow… Phantombuster fait tout à votre place.
Simple et performant, ce logiciel s’adresse avant tout aux services commerciaux et marketing pour la recherche de clients et de marchés, ou aux chasseurs de têtes et agences de recrutement.
Le Lean management pour identifier vos gains de productivité
Chez Altermès, nous suggérons de commencer par un audit des processus en place dans l’entreprise avant de se lancer dans l’automatisation de tâches. En effet, commencer par un audit permet d’identifier très précisément les axes d’amélioration et les goulots d’étranglements. L’utilisation d’outil de design de processus type Visio permet d’améliorer la compréhension des processus par les opérationnels.
Le lean management repose sur le principe d’une amélioration de la performance grâce à une réduction de toutes formes de gaspillage. Chez Altermès, nous transposons le lean management aux fonctions finance afin d’en améliorer la performance.
Nous réalisons ainsi des audits de processus et des outils en place afin de :
- Fluidifier les processus et faciliter les interactions entre les personnes impliquées,
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée par l’utilisation d’outils digitaux, par le RPA ou par le développement d’outils sur mesure,
- Améliorer la performance de votre organisation.
👆 Vous souhaitez améliorer vos processus opérationnels et ne savez pas comment vous y prendre, faites appel aux équipes Altermès pour vous accompagner sur la compréhension des processus d’entreprise et sur l’automatisation de ces tâches.
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