Indemnités kilométriques, récupération de la TVA des factures libellées au nom de l’entreprise, avantages en nature… La gestion des notes de frais est un véritable casse-tête pour les entreprises, prises en tenaille entre la volonté de bien faire et le risque d’un contrôle de l’Urssaf.
Finis les cauchemars, on vous fait un topo de la situation en vous rappelant les grandes règles :
Quand et comment faire une note de frais ?
Avant toute chose, il faut absolument garder en tête que les frais professionnels doivent être engagés, comme leur nom l’indique, dans le cadre de l’activité de l’entreprise. Des dépenses non justifiées par l’intérêt de l’entreprise ne peuvent être incluses dans une note de frais.
De même, toutes les sommes engagées doivent être justifiées par une facture (mis à part quelques exceptions, la plus connue étant le barème kilométrique pour les déplacements) et proportionnelles au besoin réel.
Les modalités de remboursement
Les frais professionnels peuvent être remboursés de deux manières :
Remboursement des frais réels
C’est le choix le plus commun, et surtout le seul accessible aux dirigeants et chefs d’entreprise. Dans ce cas, tous les frais doivent être justifiés par une facture, et remboursés au centime d’euro près.
Dans cette catégorie entrent aussi les fameuses indemnités kilométriques, lorsque l’employé utilise un véhicule privé dans l’exercice de ses fonctions. Ici aussi, tous les déplacements doivent être justifiés, et remboursés au centime près.
Cette indemnité dépend des chevaux fiscaux du véhicule, mais aussi de son type (voiture de tourisme, deux-roues, utilitaire) ainsi que de la distance annuelle parcourue. Toute cette information se retrouve dans le barème des indemnités kilométriques de l’Ursaff.
Remboursement forfaitaire des frais
Les frais professionnels sont remboursés à hauteur d’un montant fixe établi par l’employeur, indépendamment des frais réels engagés. Cela peut être le cas par exemple des dépenses d’hébergement ou de transport. Les commerciaux peuvent par exemple bénéficier d’un remboursement mensuel fixe pour leurs frais de déplacement.
Note de frais et déduction fiscale
Les frais professionnels justifiés entrent dans la catégorie des notes de frais et sont donc :
- Non soumis à l’impôt sur le revenu.
- Non soumis aux cotisations sociales.
- Déductibles du résultat de l’entreprise.
Les règles de l’Urssaf pour les notes de frais
⚠️ Lorsque les remboursements dépassent les seuils fixés par l’Ursaff ceux-ci sont alors considérés comme des avantages en nature et soumis à la fiscalité normale.
Attention, car il s’agit de l’une des anomalies les plus fréquentes lors des contrôles de l’Urssaf.
La TVA des notes de frais
En tant que dépenses engagées dans le cadre de l’activité de l’entreprise, la TVA des notes de frais est récupérable. Cependant, le formalisme des factures doit évidemment être respecté :
- Facture libellée au nom de l’entreprise et non de l’employé ou dirigeant
- Mention claire du montant de la TVA
- TVA exigible chez le fournisseur
Par ailleurs, les règles habituelles liées à la déductibilité et la récupération de TVA s’appliquent. Ainsi, la TVA sur le carburant est sujette à des règles spéciales tandis que les indemnités kilométriques ou les transports en avion ou train ne sont pas soumis à la TVA.
Contrôle Urssaf et note de frais : les erreurs à éviter
La grande crainte de tout entrepreneur : commettre une erreur passible de redressement en cas de contrôle de l’Urssaf. Pour éviter les problèmes, prêtez la plus grande attention aux points qui sont le plus fréquemment relevés lors des contrôles URSAFF :
- Absence de justificatif : sans facture, pas de remboursement de frais professionnels possible
- Dépassement des seuils : dans ce cas, les remboursements doivent être considérés comme un avantage en nature, assujettis à une fiscalité différente.
- Dépense non professionnelle : les notes de frais ne sont que pour les dépenses engagées dans le cadre de l’activité de l’entreprise.
- Remboursement forfaitaire des dirigeants : attention, les chefs d’entreprise ne peuvent opter que pour le remboursement des frais réels.
- La dépense dupliquée : entre l’étourderie et l’activité frauduleuse, le double remboursement (même facture remboursée deux fois) peut entraîner de lourdes sanctions.
Le mot de la fin
Si le principe des notes de frais est simple et compris de tous, leur gestion administrative et comptable peut s’avérer compliquée et mène à de nombreuses erreurs. En cas de contrôle de l’Urssaf, celles-ci peuvent avoir de graves conséquences, aussi bien pour les employés que les dirigeants et l’entreprise en elle-même.
Pour éviter les sanctions liées à des erreurs d’interprétation ou d’étourderie, il est vivement recommandé de faire appel à des professionnels capables d’analyser en détail votre situation et de vous conseiller sur les pratiques à suivre.
😉 Si ce n’est pas déjà le cas, pensez à opter pour un système de numérisation de vos notes de frais afin de gagner du temps et d’éviter de perdre des justificatifs.
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