Contexte
Suite à la reprise d’un dossier d’expertise-comptable, notre client nous a confié la gestion des paiements fournisseurs. C’est dans ce cadre que nous avons proposé d’utiliser LIBEO afin de :
- mettre en place un processus de paiement sécurisé,
- éviter les erreurs grâce à une double validation des factures,
- sécuriser le contrôle interne en définissant bien les tâches de chacun,
- gagner en productivité en planifiant les paiements fournisseurs.
Présentation de la solution
LIBEO est un outil de collecte et de paiement des factures fournisseurs.
L’importation des factures peut se faire de 4 façons différentes :
- Envoi sur une adresse mail dédiée
- Glisser / déposer sur la plateforme
- Numérisation à partir de l’application mobile
- Connecteurs marchand
LIBEO intègre un OCR qui permet ensuite d’extraire les données des factures. Un contrôle est ensuite nécessaire pour valider les informations (fournisseur, montant, mode de paiement, date de paiement, etc.).
Une fois la facture validée, il convient uniquement de mettre la facture en paiement pour que celle-ci soit payée à échéance ou à la date indiquée lors de la revue.
Les données bancaires des fournisseurs auront préalablement été renseignées dans LIBEO. A défaut et en l’absence de coordonnées bancaires, LIBEO relancera automatiquement les fournisseurs afin d’obtenir ces coordonnées.
👆 Définition d’OCR
Optical Character Recognition -ou Reconnaissance Optique de Caractères : il s’agit d’un module de reconnaissance optique de caractère qui permet de convertir automatiquement et de manière numérique un document papier en une chaine de caractères informatiques.
Intégration à Cegid LOOP
Du fait que nous utilisions Cegid LOOP pour gérer la comptabilité de nos clients, il était important d’avoir un outil de collecte et de paiement fournisseurs qui s’intégrait bien à LOOP. C’est le cas de LIBEO.
La mise en place de la connexion a été relativement simple avec un bon suivi des équipes LIBEO.
Les factures d’achat se déversent immédiatement dans LOOP après validation de ces factures dans LIBEO.
Mise en place d’un processus achats en PME
La solution LIBEO nous a réellement permis de mettre en place un processus achats dans un contexte PME. Cela permet d’éviter les erreurs grâce au double contrôle des factures et de diminuer les risques de fraude du fait de la séparation des tâches.
Validation et activation des comptes
La seule difficulté que nous avons rencontrée concerne le temps de déploiement qui est non négligeable. Entre l’activation des comptes bancaires et la validation de la banque de France, il nous aura fallu presque 6 semaines avant de pouvoir utiliser complètement le paiement par LIBEO. Il faut prévoir ce temps dans son projet de déploiement.
Nos retours sur LIBEO
Utilisation
L’outil est très facile d’utilisation. On a très vite pris la main sur l’outil aussi bien côté client que côté Altermès. Le support client a su répondre à nos interrogations.
Limites de la solution
Bien que LIBEO intègre depuis peu le paiement en GBP et USD, l’outil ne permet pas encore d’intégrer des comptes en devises étrangères.
Résultats
La solution répond bien aux besoins prévus initialement. Nous n’avons presque plus besoin d’accéder aux comptes bancaires et nous pouvons maintenant planifier les paiements aux dates d’échéance.
Contrairement à certaines autres plateformes qui misent sur leur polyvalence, LIBEO répond très bien au besoin de la facturation fournisseurs. La solution convient parfaitement aux PMEs ou filiales qui ne disposeraient pas d’outils de gestion des paiements fournisseurs.
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