La crise sanitaire a accéléré la transformation digitale des entreprises et renforcé la nécessité d’automatiser les processus achats. C’est notamment le cas du processus achat dont 40 % des tâches sont considérées comme opérationnelles et à faible valeur ajoutée selon une récente étude du cabinet McKinsey. Pourtant, un récent rapport du cabinet Deloitte indiquait que seulement 30 % des départements achats avaient mis en place des outils d’automatisation !
La digitalisation du processus achat est donc un axe de développement pour de nombreuses entreprises.
Pourquoi digitaliser son processus achat ?
L’évolution technologique et l’arrivée sur le marché de nombreuses start-up est en train de modifier en profondeur les métiers de l’acheteur. En effet, la digitalisation du processus achat permet d’atteindre de nombreux objectifs :
- Meilleur suivi
- Automatisation des procédures
- Optimisation des ressources
- Amélioration de la rentabilité
Ainsi, la plupart des tâches opérationnelles peuvent être gérées de façon automatique ou semi-automatique. Cela libère un temps précieux aux acheteurs pour se consacrer aux tâches stratégiques, à plus forte valeur ajoutée et non automatisable.
Par ailleurs, il existe aujourd’hui de nombreux outils performants pour gérer de manière efficace les 3 classes d’achat à savoir :
- les achats stratégiques de production : environ à 10 % du volume de commande.
- les achats stratégiques hors production : environ 30 % du volume de commande.
- et les achats non stratégiques : environ 60 % du volume de commande.
Grâce à la digitalisation, la direction des achats peut ainsi piloter de manière efficace toutes les acquisitions, avec des gains de productivité possibles estimés entre 15 et 20 % selon les entreprises.
Comparatif des outils de digitalisation des achats
Il existe sur le marché de nombreux logiciels performants pour digitaliser un processus achat. Cependant, tous n’offrent pas les mêmes possibilités et il est donc nécessaire d’établir un cahier des charges des besoins de l’entreprise :
- Inventaire des procédures actuelles afin d’évaluer les possibilités d’intégration de chaque logiciel.
- Description des besoins (besoins opérationnels, reporting, suivi et automatisation).
- Définition des axes d’amélioration souhaités pour évaluer la valeur ajoutée de chaque outil.
Certaines entreprises décident de développer des outils internes pour la gestion des achats. Néanmoins les solutions de marché sont nombreuses et performantes. Il peut être intéressant de se faire accompagner par un cabinet externe pour évaluer les forces et faiblesses actuelles de l’entreprise. Un cabinet vous accompagnera ensuite pour identifier la meilleure façon d’optimiser les procédures achats lors de la digitalisation du service.
Spendesk est un outil simple d’utilisation mais très complet qui permet une gestion efficace des dépenses grâce à leur centralisation dans une interface unique. Cet outil incorpore de nombreuses fonctionnalités préprogrammées, comme les notes de frais, les factures fournisseurs ou les cartes d’entreprise.
C’est un logiciel apprécié des TPE dans sa formule de base, mais qui s’adressent aussi aux PME et aux grandes entreprises grâce à une version illimitée et une autre sur mesure.
Spendesk permet de définir des chaines de validation et d’attribuer des montants de dépense par utilisateur. La collecte des pièces justificatives se fait de manière automatique en incitant les utilisateurs à numériser leurs reçus. C’est une manière efficace de décentraliser la vie de l’entreprise tout en gardant un niveau de contrôle adapté.
Spendesk ne communique pas sur ses tarifs.
Libeo est une jeune start-up française qui a réussi à se faire un nom parmi les grands du marché grâce à un logiciel de digitalisation des procédures achats flexible et intuitif. Il est notamment l’un des seuls outils à intégrer le paiement des fournisseurs.
LIBEO vous permet ainsi d’automatiser la gestion des commandes et des factures fournisseurs, de définir une chaine d’approbation et de gérer les paiements fournisseurs. Un volet facturation clients est également envisagé pour compléter l’offre.
Ce logiciel, particulièrement optimisé pour le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, est modulable à souhait pour s’adapter aux besoins de l’entreprise, comme en témoigne le grand nombre d’API disponibles (Cegid Loop, QuickBooks, Welyb…).**
LIBEO propose un tarif unique de 30€ / mois avec factures illimitées et jusqu’à 2 utilisateurs (+10€ par utilisateur supplémentaire)
L’un des pionniers du secteur, apparu en 2010 en France, a connu une croissance constante au cours de la dernière décennie pour devenir aujourd’hui un acteur important du marché et une entreprise de plus de 200 salariés présente dans une trentaine de pays.
Cet outil de dématérialisation des factures permet d’automatiser toutes les étapes, depuis l’ordre d’achat jusqu’à la validation afin de gagner en efficacité.
Particulièrement adapté aux entreprises multisites, cet outil peut s’adapter pour répondre aux besoins de toutes les typologies d’entreprises, quel que soit leur secteur d’activité.
Yooz est proposé à partir de 99€ / mois.
Oxalys est un logiciel flexible et complet, qui s’avère intuitif et simple à utiliser.
Il peut gérer tous les aspects des procédures achats de votre entreprise : source-to-contract, P2P, pilotage des achats, gestion de la relation fournisseur. De plus, il s’intègre dans la plupart des ERP et peut être connecté à des bases de données externes.
C’est un logiciel ambitieux, qui s’adresse aux entreprises d’une certaine taille, aux grands groupes ou aux organismes publics plutôt qu’aux TPE et petites PME.
Oxalys est proposé à 490€ / mois pour 10 à 20 utilisateurs.
Dans sa version complète, cet outil permet de gérer la chaine de dépenses dans son intégralité.
Très performant, il a récemment été nommé parmi les meilleurs logiciels du marché dans toutes les catégories achats par le rapport IDC : Procure-to-Pay, e-Procurement, e-Sourcing, Relation Fournisseur, Analyse de dépense, Gestion des Contrats.
C’est la solution choisie par de grands groupes comme Alstom, Suez, Engie, Carrefour, Lufthansa, Sanofi ou Groupama.
Synertrade ne communique pas sur ses tarifs.
Jefacture.com s’adresse directement aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients.
L’application intègre différentes fonctionnalités : collecte de factures multi-source, contrôles légaux et alertes, archivage pendant une durée de 10 ans, paiement des fournisseurs etc.
Le mode de facturation se fait à la facture (0,19€ / facture validée)
Regate.io s’adresse aux entreprises et aux experts-comptables.
Regate.io se veut comme un cockpit financier incluant l’ensemble des fonctionnalités liés aux cycles client et fournisseur. A la manière de Spendesk, Regate.io inclut également un volet notes de frais avec un circuit d’approbation. Les équipes Regate travaille également sur la mise en place de cartes de paiement pour les notes de frais.
Les tarifs sont évolutifs en fonction du nombre de factures traitées et du nombre d’utilisateurs et démarrent à 80€ HT / moi pour 100 factures et jusqu’à 10 utilisateurs NDF.
La loi de Finances 2020
Entre 2024 et 2026, toutes les entreprises françaises devront instaurer la facturation électronique. La digitalisation des achats et la dématérialisation ne sont donc plus seulement un axe d’amélioration, mais une obligation légale.
Le choix d’un outil de digitalisation des achats adapté à vos besoins est plus que jamais à l’ordre du jour. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels dans cette transition digitale du service achat, afin de tirer le meilleur parti de cette opportunité qui s’offre à votre entreprise.
Chez Altermès, nous disposons d’équipes métiers et IT capables de vous accompagner dans :
- Compréhension et cartographie du processus P to P
- Compréhension de l’environnement informatique
- Evaluations des forces et faiblesses de l’entreprise
- Définition des besoins prioritaires
- Choix de l’outil le plus adapté aux besoins de l’entreprise
👆 Vous avez des tâches récurrentes que vous souhaiteriez automatiser, faites appel aux équipes Altermès pour vous accompagner sur la compréhension des processus achats d’entreprise et sur l’automatisation de ces tâches.
🔎 Pour en savoir plus sur nos offres d’innovation technologique !
🎯 On vous partage une mission réalisée pour le compte d’un client où nous avons mis en place LIBEO pour la collecte et le paiement des factures fournisseurs
