Transition numérique, digitalisation des processus… La révolution technologique est en marche et les entreprises profitent aujourd’hui largement des avancées informatiques pour optimiser leur fonctionnement et améliorer leur productivité.
En France, les grandes entreprises et les secteurs des banques et des télécommunications ont bien compris l’intérêt de la digitalisation des processus. C’est maintenant le tour des PME et des secteurs comme l’industrie, la distribution et l’agroalimentaire de combler leur retard.
Pour aider ces organisations à prendre le virage des nouvelles technologies, voici un petit guide pour réussir la digitalisation de ses processus.
Digitalisation des processus : la base
La digitalisation des processus se définit comme l’automatisation par l’informatique des tâches récurrentes ou simples dans les flux de travail de l’entreprise. L’objectif est de réduire les ressources allouées à des opérations à faible valeur ajoutée afin de réaliser des économies tout en gagnant en fluidité, en rapidité et en fiabilité.
Cela induit de bien définir les différents workflows de l’entreprise afin d’en identifier chaque étape et d’évaluer les opportunités d’automatisation.
⛔ L’implémentation d’un logiciel n’est pas suffisante pour digitaliser les processus de l’entreprise : il ne s’agit que de la partie visible de l’iceberg.
Les avantages de cette digitalisation des processus
L’automatisation des tâches récurrentes simples offre des bénéfices non négligeables pour l’entreprise, qui se traduisent par une augmentation de la productivité et de la rentabilité.
Gain de temps
C’est évidemment l’intérêt principal de l’automatisation : toutes les opérations chronophages précédemment effectuées à la main sont exécutées par l’ordinateur en seulement quelques secondes et sans délai.
Ceci se traduit donc de manière directe par un gain de productivité.
Gain en fiabilité
Les tâches récurrentes simples sont souvent la cause des plus grands problèmes : un bon de livraison qui a été égaré, une commande qui n’a pas été traitée, une facture qui n’a pas été envoyée…
L’automatisation des processus permet de garantir que toutes les étapes du workflow s’enchaînent de manière fluide, mais aussi d’identifier de manière rapide les éventuels contretemps. Tout ceci permet d’offrir une plus grande qualité de service à ses clients et de les fidéliser.
Meilleure communication interne
Les échanges interservices peuvent être source de problèmes (retards et des pertes d’information. La digitalisation des processus permet de fluidifier les échanges en les automatisant, garantissant ainsi un partage rapide des données pour un meilleur travail collaboratif.
Meilleure utilisation des ressources
À présent que vos salariés n’ont plus à se consacrer à des tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée, leur temps de travail peut être consacré à des missions plus intéressantes. Au-delà du gain de temps certain, vos équipes
Le gain de temps dont nous avons déjà parlé libère donc des ressources qualifiées, qui peuvent participer activement à la marche en avant de l’entreprise.
Les pièges à éviter pour une digitalisation des processus efficace
La transition vers la digitalisation du travail n’est pas un long fleuve tranquille, et il est nécessaire de bien la préparer pour qu’elle se déroule sans accrocs.
L’évaluation des besoins
Il est absolument nécessaire de savoir pourquoi on souhaite digitaliser son entreprise avant de se lancer, pour identifier les axes d’amélioration et évaluer les possibilités techniques. À ce stade, on doit se poser de nombreuses questions :
- Quels sont les points faibles et les points forts de l’entreprise ?
- Les workflows sont-ils bien définis ?
- Quels sont les outils déjà en place ?
- L’entreprise a-t-elle les compétences internes pour mener à bien ce projet ?
- Quels sont les points à améliorer en priorité ?
=> Une mauvaise évaluation des besoins réels de l’entreprise risque de conduire à un cahier des charges qui ne reflète pas les nécessités réelles, et donc à une solution qui n’apportera pas le gain de productivité escompté.
Investiguer un processus grâce au Process mining : le process mining permet d’analyser les blocages, les écarts et de comprendre les causes afin d’améliorer les processus. Cela permet de suivre en temps-réel l’exécution des processus, de les simplifier et d’automatiser ensuite les tâches qui peuvent l’être.
Implémentation d’une solution adaptée
Une fois les besoins clairement identifiés, il est nécessaire de se poser la question de l’implémentation d’une solution adaptée.
Quand on parle de solution, il peut s’agir d’une solution de marché ou du développement d’une solution spécifique.
Par ailleurs, aucun des logiciel ne peut être automatiquement installé, et fonctionner dès le premier jour. Une fois les besoins définis, il est nécessaire de personnaliser les solutions de marché existantes pour les adapter au fonctionnement de l’entreprise.
Quelques exemples d’application :
- Digitalisation de factures : de nombreux éditeurs proposent des solutions clés en main que vous pouvez interfacer facilement avec votre comptabilité (Dext, libeo, Damaris, etc.). Les éditeurs de logiciels de comptabilité proposent également ce type de service (Cegid, Sage, Oracle, etc.).
- Génération automatique de tableaux de bord : les outils de business intelligence permettent de générer des tableaux de bord automatiques. La mise en place d’outils comme Power BI ou Tableau Software permet de réduire le temps non productif passé sur la production de tableaux de bord.
- Développement d’un outil, d’une routine, d’une chaine, d’une connexion : l’identification de tâches manuelles récurrentes sans valeur ajoutée amène nécessairement vers une réflexion d’automatisation. Il peut s’agit de l’envoi d’un mail en cas de dépassement d’un seuil (niveau de cash par exemple). Il peut s’agir d’une connexion à mettre en place entre 2 outils pour éviter de devoir importer des BDD au sein d’un outil tierce. Bref, les usages sont multiples.
L’implémentation d’une solution prend souvent du temps et fait intervenir les différents services de l’entreprise qui doivent collaborer avec l’équipe informatique. Une bonne collaboration est primordiale pour permettre aux développeurs / programmateurs de comprendre la réalité des processus à digitaliser et pour aider les équipes opérationnelles à se familiariser avec le nouvel outil.
⛔ Essayer de gagner du temps en implémentant un logiciel non adapté s’avère souvent désastreux. L’outil ne répondra pas aux besoins métiers et ne rencontrera pas l’adhésion des utilisateurs.
La formation des équipes
Voici une étape fondamentale, qui est malheureusement souvent négligée par les équipes en charge du projet. Ceux-ci connaissent très bien le fonctionnement de l’outil mais oublient que ce n’est pas le cas des autres collaborateurs.
Il est donc absolument nécessaire d’investir dans la formation des utilisateurs, et ce avant l’implémentation finale.
⛔ Si les utilisateurs ne sont pas autonomes, l’entreprise risque d’accumuler les retards, voire d’être bloquée pendant un certain temps.
En Bref
💡 La digitalisation des processus permet l’automatisation des tâches récurrentes simples et sans valeur ajoutée.
💡 Son implémentation entraîne un gain notable en fiabilité et en productivité.
💡 Cette étape de la transition numérique doit être soigneusement préparée, planifiée, et suivie dans son implémentation.
Toutes ces étapes sont essentielles pour profiter pleinement des avantages de la digitalisation des processus. Pour une transition efficace et en douceur, il est conseillé de se faire accompagner par des professionnels qui peuvent vous apporter leur expérience et partager leurs connaissances.
Altermès se tient à votre disposition pour vous aider dans votre projet de transition numérique et de digitalisation des processus.
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