Les outils de Business Intelligence permettent de centraliser, analyser et restituer les données de votre entreprise pour que les managers et dirigeants puissent prendre des décisions basées sur des informations complètes et précises.
Les logiciels actuels sont performants et les algorithmes sur lesquels ils reposent permettent un traitement de l’information sûr et efficace. Cependant, il est nécessaire de ne jamais perdre de vue que les résultats obtenus dépendent entièrement des données d’entrée, dont l’importance est capitale.
Quelles données intégrer dans un outil BI ?
La Business Intelligence permet de contrôler le fonctionnement de la société et repose donc sur les chiffres internes de l’entreprise.
En conséquence, les sources des données intégrées dans votre outil d’informatique décisionnelle sont les différents services et départements de l’entreprise : production, logistique, vente, qualité, comptabilité, ressources humaines…
Ceci permet d’avoir une vision globale des processus, mais aussi d’analyser en détail les points critiques.
Toutefois, il convient de distinguer la source de ces données de leur origine.
D’où viennent les données centralisées par un logiciel de Business Intelligence ?
Chaque métier a ses spécificités et chaque société a ses particularités qui la rendent unique. Pourtant, toutes les entreprises reposent sur deux types d’informations : internes et externes.
Les données d’origine interne
Ce sont toutes les informations qui dépendent entièrement de votre organisation, et dont vous pouvez par conséquent contrôler la fiabilité.
On peut citer comme exemple de données d’origine interne :
- La masse salariale
- La productivité
- La trésorerie
Elles sont essentielles à la bonne gestion de votre entreprise et permettent une gestion opérationnelle optimale. Identification de points de blocage dans les processus internes, axes d’amélioration de la rentabilité de l’entreprise… Tous ces points deviennent aisément détectables à l’aide d’un logiciel d’informatique décisionnelle adapté et correctement implanté.
Les données d’origine externe
Bien qu’elles soient intégrées dans votre outil BI par un service interne à votre entreprise, elles dépendent de partenaires extérieurs à votre organisation.
Ces données sont par exemple :
- Les prix d’achat
- Les délais d’approvisionnement
- Les coûts financiers
Ces données sont fiables, mais n’offrent aucune garantie sur la visibilité future. Suivre leur évolution pour détecter des tendances est nécessaire pour le pilotage stratégique à long terme de votre entreprise.
Une fois encore, les logiciels de Business Intelligence sont une aide précieuse, notamment grâce à la recherche de corrélation (le Data Mining) ou les analyses multidimensionnelles (les cubes OLAP).
L’introduction des données dans la Business Intelligence
Les logiciels de Business Intelligence sont capables d’extraire, collecter et stocker les données, mais ils dépendent de la manière dont les données sont introduites dans le système.
Introduction manuelle des données
Chaque employé renseigne lui-même les informations auxquelles il a accès. Cette manière de procéder a fonctionné pendant des décennies, mais elle suppose de nombreux risques :
- Erreur de saisie : une vente de 112,24 € devenant une opération à 11 240 €
- Perte d’information : un produit rajouté au dernier moment à la commande qui n’est pas sorti du stock
- Problème d’interprétation : un service qualité rapportant comme problème qualité les réclamations n’ayant pas été résolues, et pas l’ensemble des réclamations clients
Non seulement, l’introduction manuelle des données est la cause de nombreuses incohérences et pose un problème de fiabilité des informations, mais elle est aussi consommatrice de ressources et a un coût important pour l’entreprise.
Introduction automatique des données
Dans le cadre de la digitalisation des processus de l’entreprise, il est désormais possible d’enregistrer automatiquement toutes les données relatives au fonctionnement de l’organisation. Les avantages sont multiples :
- Gain de productivité
- Utilisation optimale des ressources
- Fiabilité des données
De cette manière, la Business Intelligence a un accès direct aux données brutes maniées par les différents services de votre entreprise et le risque d’erreur est drastiquement réduit. Par ailleurs, cette automatisation permet de libérer du temps pour les chefs de service, qui ont de plus un accès direct à une information essentielle pour mener à bien leur travail.
Exemple d’automatisation :
Voici un exemple pour illustrer les avantages de l’intégration automatique des données internes à votre outil de Business Intelligence.
Au service logistique, les livraisons du jour sont faites à partir d’une série de bons de commande manuels envoyés par le service commercial. Les bons de livraison sont ensuite émis par le magasin, qui s’occupe de mettre à jour les stocks.
En fin de journée, le chef de service s’assure que toutes les livraisons ont bien été faites, et que les sorties de magasin ont été effectuées, avant de rentrer manuellement toutes les données dans le système.
Les risques de perte de bons et d’erreurs dans les quantités sont élevés, tandis que le responsable du magasin doit passer plusieurs heures à effectuer une tâche essentielle mais n’ayant que peu de valeur ajoutée.
L’automatisation de ces processus permettrait de :
- S’assurer qu’aucun document n’est perdu grâce à un listing informatique
- Mettre à jour automatiquement les stocks à l’émission du bon de livraison
- Donner au chef de magasin une vision actualisée des commandes et du stock.
Toutes ces données pourraient être intégrées en temps réel dans l’outil BI, et accessible aux autres services. Ainsi, le service achat sait s’il doit passer une nouvelle commande auprès des fournisseurs, la comptabilité peut facturer immédiatement, et le service commercial peut confirmer à son client que son produit a bien été livré.
Comment bien intégrer les sources de données à votre outil de Business Intelligence ?
La préparation et l’implémentation d’un logiciel de Business Intelligence sont des étapes décisives pour le bon fonctionnement de votre nouvel outil. Bien réalisées, elles permettent de profiter au maximum des opportunités offertes par ces solutions en vous offrant une optimisation des processus, un gain de performance, et une meilleure vision globale de l’entreprise grâce à des indicateurs actualisés.
Les spécialistes d’Altermès peuvent vous aider dans votre projet, en vous informant sur les solutions disponibles et en vous accompagnant dans leur mise en place.
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