Fonction pilier de toute entreprise, la finance n’échappe pas à la transformation digitale qui révolutionne les entreprises. Elle est même à l’avant-garde de la digitalisation. Les directeurs financiers de TPE/PME cherchant à optimiser leurs processus de comptabilité et améliorer la qualité de leurs données ont désormais à leur disposition de nombreux outils adaptés à la taille de leur entreprise.
L’automatisation de la gestion des processus comptables
La « vieille comptabilité », basée sur des saisies manuelles est dépassée. Chronophage, elle consomme des ressources importantes qui pourraient être bien mieux exploitées si elles étaient utilisées pour des tâches à haute valeur ajoutée. De plus, elle est source d’erreurs — souvent difficiles à détecter a posteriori —, qui peuvent affecter grandement la performance de la société.
L’automatisation des diverses fonctions comptables, de la dématérialisation de la facturation à la gestion de la paie des salariés en passant par le suivi des fournisseurs et le reporting financier, permet un gain important en temps et en fiabilité des informations.
Les solutions actuelles basées sur l’intelligence artificielle et le machine learning permettent au directeur financier d’optimiser la fonction finance en accélérant les procédures et en gagnant en profondeur d’analyse.
L’importance pour le DAF d’avoir des données de qualité
Longtemps, les directeurs financiers des TPE et PME n’ont pu avoir accès à la même quantité et qualité d’information que ceux de multinationale, le plus souvent par manque de ressources nécessaires à l’analyse des données.
La digitalisation de la fonction finance leur permet de rattraper ce retard : les solutions de Business Intelligence et les outils de Process Mining sont particulièrement adaptés au service comptable, et leurs avantages sont nombreux :
- Réduction des coûts de gestion (estimé à 70 % sur la facturation, entre autres)
- Meilleure qualité des données
- Détection rapide des erreurs
- Possibilités d’analyses décuplées
- Rapports automatiques générés instantanément avec les données actualisées
Il existe de nombreux logiciels (Tableau Software, Power BI, Qlick) à la disposition des PME leur donnant accès aux mêmes outils que ceux dont profitent les grandes sociétés, ce qui leur permet de gagner en performance et en fiabilité tout en conservant la flexibilité propre aux petites entreprises.
Le rôle de la direction financière dans la transformation digitale
Par méconnaissance du sujet, certains s’inquiètent de cette transformation digitale, craignant que leur rôle dans l’entreprise ne soit diminué par l’automatisation des processus. Non, même le plus performant des logiciels ne peut pas remplacer un directeur financier !
Bien au contraire, la position de celui-ci se retrouve renforcée par les nouveaux outils. La digitalisation de la comptabilité lui permet d’échapper aux tâches ayant peu de valeur ajoutée, et donc d’avoir plus de temps pour l’analyse approfondie des tableaux de reporting. Avec une information fiable et actualisée, il peut se concentrer sur l’analyse des données et piloter son service d’une manière plus efficace.
Le DAF est donc un véritable leader de la transformation digitale de l’entreprise, aussi bien lors de son implantation que par la suite, quand son champ d’action est élargi et qu’il peut accompagner les projets des autres services.
Préparer les équipes à la digitalisation de la fonction comptable
La transformation digitale entraîne la disparition de certaines fonctions, mais permet également l’apparition de nouvelles !
Cette évolution est attendue par certains employés mais fait peur à d’autres qui se demandent s’ils ne risquent pas de perdre leur poste et se montre donc réticents au changement. Pourtant, les services comptables sont souvent parmi les plus ouverts aux changements. Ils ont en effet l’habitude de s’adapter aux changements règlementaires qui affectent régulièrement leur quotidien.
Le directeur financier doit présenter à ses équipes les avantages de la transformation digitale, aussi bien pour l’entreprise que pour chaque employé en particulier : gain de temps, possibilité d’évolution, travail plus motivant. La communication est donc essentielle.
Il en va de même de la formation : chaque employé doit pouvoir se familiariser avec les nouveaux outils avant de les utiliser, et apprendre les nouvelles tâches qui lui seront dévolues.
Comment réussir la transformation digitale de la fonction finance de son entreprise ?
Les bénéfices de la digitalisation pour l’organisation sont dorénavant bien connus et personne ne les remet en question. Mais cela ne signifie pas pour autant qu’il s’agit d’un long fleuve tranquille.
La digitalisation de la fonction finance et de l’entreprise en général est un projet d’envergure qui doit être mené de manière réfléchie afin d’assurer une transition progressive :
- Procéder étape par étape
- Mettre en place un calendrier réaliste, laissant une marge de manœuvre en cas d’imprévu
- Prendre le temps de former les équipes
- Se faire accompagner par des spécialistes
- Savoir faire preuve d’agilité et flexibilité
Ce dernier point étant souvent le fort des TPE et PME, qui de plus sont des sociétés à taille humaine où il existe un véritable lien entre les employés, celles-ci réussissent souvent leur transition digitale sans grandes difficultés, à condition bien entendu de ne pas négliger les autres aspects.
👆 Vous souhaitez digitaliser votre PME et vous ne savez pas comment vous y prendre, faites appel aux équipes Altermès pour vous accompagner sur la compréhension des processus d’entreprise et sur l’automatisation de ces tâches.
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