Le RPA a fait ses preuves dans divers processus d’entreprise, qu’il s’agisse du service commercial ou de la digitalisation des achats.
Mais il s’avère aussi extrêmement utile à la fonction financière, même si c’est un sujet dont on parle moins. Voici la liste des principaux avantages du RPA pour la fonction finance.
Principaux intérêts
Meilleure efficacité
Le RPA, ou Robotic Process Automation, permet d’optimiser toutes les tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Ceci est vrai pour tous les services, y compris la fonction financière.
L’automatisation des tâches répétitives permet un gain d’efficacité immédiat.
Réduction des délais
Tandis que la saisie manuelle demande du temps et peut causer des retards de traitement, l’automatisation des processus permet d’obtenir les données de manière immédiate.
Ceci permet, par exemple, d’optimiser la gestion des paiements et d’améliorer ainsi la trésorerie sans effort.
Disparitions des erreurs
L’erreur est humaine. La machine, elle, ne commet pas de faute de frappe, n’oublie pas un chiffre, et ne se laisse pas distraire.
Le RPA est le meilleur moyen d’obtenir des données fiables, qui permettent de connaître la situation exacte et de prendre les meilleures décisions.
Diminution des coûts
La mise en place du RPA demande un investissement initial, qui se trouve vite rentabilisé par le gain de productivité. Tandis que l’ordinateur gère toutes les tâches répétitives, l’humain peut s’occuper des missions à forte valeur ajoutée.
Les compétences ne sont plus « gâchées », et les dépenses diminuent sensiblement.
Accès à l’information
Le RPA permet le stockage des informations sous forme informatique. Ces données digitalisées sont accessibles depuis tout appareil connecté, ce qui facilite leur traitement et leur consultation.
Il n’est plus nécessaire de consulter d’être physiquement au bureau pour consulter des documents en papier : le travail des services financiers gagne ainsi en flexibilité.
Reporting facilité
L’automatisation de tous les processus financiers et la digitalisation des données permet d’extraire, d’analyser, et de mettre en forme n’importe quelle information de manière rapide et précise.
Ainsi, il est possible d’obtenir des tableaux de bord en quelques clics, avec des chiffres actualisés en temps réel.
Quelques exemples concrets d’utilisation du RPA par la fonction finance
Traitement des factures fournisseurs
- Vérification automatique pour éviter les doublons
- Mise en corrélation avec un ordre d’achat et un bon de livraison
- Processus d’approbation simplifié
- Possibilité de paiement automatique
Gestion de la paie
- Collecte rapide de l’ensemble des données
- Calcul automatique des congés, heures supplémentaires, primes…
- Traitement instantané des informations
- Conservation des fiches de paie sous forme d’archive digitale
Comment mettre en place le RPA dans l’entreprise ?
Implanter un RPA est un projet d’envergure, mais qui ne pose pas de soucis quand celui-ci est mené comme il se doit.
Les étapes de la mise en place d’un RPA
- Identification des besoins : le RPA est un outil d’amélioration, pas une solution toute faite
- Désignation d’une équipe dédiée : celle-ci peut être interne, externe, ou — dans l’idéal — mixte
- Choix de la solution technique : aussi bien au niveau du logiciel que de son utilisation
- Formation des utilisateurs : essentielle pour l’acceptation du nouvel outil
- Implantation de la solution : une étape à planifier soigneusement
- Suivi du RPA : celui-ci est amené à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise
Les erreurs à éviter
Le plus souvent, les difficultés d’implantation du RPA trouvent leur origine dans une mauvaise planification.
- Ne pas savoir ce que l’on souhaite exactement de cet outil. C’est le meilleur moyen pour que celui-ci ne réponde pas à vos attentes.
- Une équipe n’ayant pas les compétences nécessaires. Ceci concerne les connaissances informatiques, mais aussi des procédures de l’entreprise.
- Manque de communication interne. Pour que les salariés utilisent toutes les possibilités du RPA, la communication et la formation sont absolument essentielles.
Il peut arriver que la solution mise en place ne donne pas satisfaction. Toutefois, l’origine du problème n’est que très rarement due à la solution technique… Il s’agit plus souvent d’une mauvaise définition des besoins, ou d’une mauvaise connaissance des procédures de l’entreprise ou des possibilités du logiciel.
Quelle est la meilleure solution RPA pour la fonction finance ?
Il existe sur le marché des dizaines d’outils de digitalisation de l’entreprise, qui répondent à différents besoins en fonction de la taille de la société, de son secteur d’activité, de ses procédures…
Il est donc impossible de faire un classement général des meilleurs logiciels RPA. Ce qui est important est de trouver celui qui correspond le mieux aux besoins et aux possibilités de l’entreprise, et de l’implanter correctement.
Il est donc fortement recommandé de faire appel à des spécialistes dès le début d’un projet de mise en place de RPA. Ceci permet non seulement de gagner un temps précieux au démarrage, mais aussi d’éviter d’éventuelles erreurs très coûteuses en termes de temps et d’argent.
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