Le tableau de bord BI est un outil de pilotage de l’entreprise devenu indispensable : son utilisation efficace permet d’effectuer des analyses précises de manière rapide.
Associé à la comptabilité analytique, ces tableaux de bord deviennent une solution de gestion des informations et de visualisation des données offrant une vision complète du fonctionnement de l’entreprise, d’un service, d’un projet…
Combiner comptabilité analytique et informatique décisionnelle permet donc un pilotage plus précis, rapide et efficace de l’entreprise.
Les différents tableaux de bord
Les nombreux outils BI actuels permettent de construire différents tableaux de bord, en fonction des besoins de l’entreprise ou du service. Ainsi, un tableau de bord comptable ne s’intéresse pas aux mêmes indicateurs qu’un tableau de bord RH ou que celui de production.
Cette possibilité de personnalisation des tableaux de bord est la clé d’un pilotage efficace. En effet celle-ci permet d’accéder facilement aux informations essentielles, mises dans leur contexte.
Ne pas confondre « enrichir » et « surcharger » un tableau de bord BI
L’informatique décisionnelle et l’intelligence artificielle sont des outils puissants, et il peut être tentant d’en abuser. Cependant, l’excès d’information peut avoir l’effet contraire à celui escompté.
Pour être efficace, un tableau de bord doit :
- N’inclure que des données pertinentes
- Placer les informations dans leur contexte
- Répondre aux besoins de l’utilisateur
Séparer tableau de bord comptable et analytique
De même que la comptabilité légale et celle analytique sont liées, mais distinctes, les tableaux de bord BI sont des outils séparés, ayant des objectifs différents.
- Le tableau de bord comptable regroupe les indicateurs financiers permettant de refléter la santé financière de l’entreprise dans sa globalité.
- Un tableau de bord analytique a pour but d’analyser un détail les données comptables d’un service, d’un projet… sans pour autant en évaluer la rentabilité financière.
Les indicateurs choisis diffèrent donc en fonction de l’utilisation souhaitée du tableau de bord. Ainsi, le chiffre d’affaires, un indicateur clé du tableau de bord comptable, n’est pas nécessairement pertinent pour la gestion du service RH.
Quelles données analyser avec la comptabilité analytique ?
Un tableau de bord BI doit intégrer des données correctes, et apporter à l’utilisateur des informations pertinentes. Ce sont les deux grands défis de l’informatique décisionnelle et de la construction d’un tableau de bord :
- La sélection et le nettoyage des données d’entrée.
- Le choix des indicateurs de performance à inclure
Si le deuxième point est principalement l’apanage de l’entreprise et son expérience, le premier est intimement lié au choix des outils BI et à la mise en place de la solution technique.
Les principaux indicateurs d’un tableau de bord comptable
Chaque entreprise est libre de choisir les indicateurs de performance analysés dans un tableau de bord comptable. Cependant, certains se retrouvent fréquemment et la plupart des logiciels BI les proposent de manière standard :
- Le CA (Chiffre d’Affaires)
- Le résultat d’exploitation
- La marge brute
- La trésorerie
- La masse salariale
- Les créances client
- Les dettes fournisseurs
- Le seuil de rentabilité
- Le ROI (Retour sur Investissement)
D’autres indicateurs de performances comme l’EBE (Excédent Brut d’Exploitation), le BFR (Besoin en Fonds de Roulement), la CAF (Capacité d’Auto Financement)… peuvent eux aussi être facilement intégrés.
Bien choisir le support visuel
La présentation du tableau de bord BI est tout aussi importante que les informations contenues. En effet, une visualisation claire des données livrées par la comptabilité analytique permet de les analyser de manière instantanée.
Quelques exemples de visualisation de données :
- Un graphique linéaire est utile pour distinguer les tendances (ex. : évolution du chiffre d’affaires ou de la masse salariale)
- Un graphique sous forme de camembert est utile pour mettre en avant des importances relatives (ex. : répartition des coûts par service ou par projet)
- Un histogramme permet de comparer des séries de données (ex. : ventes réelles par rapport à celles budgétées, par produit ou filiale)
- Un chiffre brut permet de donner une idée exacte de la situation actuelle (ex. : valeur du stock)
Les outils actuels permettent de combiner ces différents modes de visualisation.
Ainsi, un même tableau de bord peut inclure un graphique en ligne pour montrer l’évolution de la marge commerciale globale, un histogramme pour analyser cette même marge par produit et un chiffre brut pour informer du résultat d’exploitation.
Faire évoluer les tableaux de bord BI
Les données fournies par la comptabilité analytique sont nombreuses et variées, et leur importance ainsi que la manière de les corréler entre elles peuvent évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.
Un tableau de bord ne doit donc pas être figé : il s’améliore dans le temps grâce à des mises à jour régulières. Il s’agit d’un processus itératif : l’utilisation du tableau de bord fait apparaitre de nouveaux besoins, qui sont ensuite intégrés.
De même, la comptabilité analytique s’adapte à la vie de l’entreprise (nouveaux projets de développement…) et certaines données peuvent apparaitre d’une année sur l’autre.
Par exemple, l’ouverture d’une filiale ou le lancement d’un nouveau produit seront de nouvelles sources d’informations, qui peuvent être intégrées dans un rapport existant, ou nécessiter la création d’un nouveau tableau de bord.
En Bref
Tableau de bord, informatique décisionnelle et comptabilité analytique sont des outils de management puissants, qui peuvent être combinés afin de s’enrichir mutuellement et faciliter la prise de décision.
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